Quy trình và mốc thời gian cho một đoàn MICE

Mốc dưới đây chỉ dùng thời gian mà cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan xúc tiến công bố. Không có mốc nào ghi kiểu “nên đặt trước ba tháng” vì không có nguồn chính thức cho con số đó; thời điểm đặt vé và khách sạn phụ thuộc mùa và số chỗ còn lại, và được ghi riêng trong đề xuất cho từng đoàn.

Cách đọc bảng: lấy ngày bay, trừ thời gian xét thị thực, trừ tiếp số ngày cần để gom đủ hộ chiếu và giấy tờ của cả đoàn — với đoàn đông, khâu gom thường lâu hơn khâu xét. Mốc nộp thực tế đặt sớm hơn hạn chót để còn chỗ cho bổ sung hồ sơ. Đây là lý do một đoàn cần đi trong hai tuần tới tới Nhật Bản hay Hàn Quốc gần như không còn đường lùi, còn một đoàn đi Thái Lan, Singapore hay Malaysia vẫn có thể tính.

Luật Du lịch số 09/2017/QH14, có hiệu lực từ 01/01/2018, đặt một số nghĩa vụ cho doanh nghiệp đưa khách du lịch ra nước ngoài. Nội dung dưới đây đọc từ nguồn phụ (Thư viện Pháp luật, VietnamPlus) — tham khảo, xác nhận lại khi làm hồ sơ. Doanh nghiệp đặt chuyến đi nên dùng chính các điểm này để kiểm đơn vị mình định ký hợp đồng.

• Hợp đồng bằng văn bản (Điều 39). Hợp đồng lữ hành phải lập thành văn bản, có nội dung về dịch vụ, giá trị hợp đồng, thanh toán, miễn trừ khi bất khả kháng, và điều khoản về bảo hiểm cho khách du lịch.
• Bảo hiểm cho khách (Điều 37). Doanh nghiệp mua bảo hiểm cho khách trong thời gian thực hiện chương trình, trừ khi khách đã có bảo hiểm cho toàn bộ chương trình.
• Hướng dẫn viên du lịch quốc tế (Điều 37 khoản 3). Doanh nghiệp phải sử dụng hướng dẫn viên du lịch quốc tế để đưa khách ra nước ngoài và chịu trách nhiệm về hoạt động của hướng dẫn viên.
• Hỗ trợ thủ tục (Điều 37 khoản 2). Doanh nghiệp hỗ trợ khách làm thủ tục nhập cảnh, xuất cảnh, quá cảnh, hải quan.
• Điều kiện kinh doanh lữ hành quốc tế (Điều 31). Là doanh nghiệp thành lập theo Luật Doanh nghiệp, ký quỹ tại ngân hàng, người phụ trách kinh doanh có trình độ hoặc chứng chỉ theo luật. Mức ký quỹ cho doanh nghiệp phục vụ cả khách vào Việt Nam và khách ra nước ngoài là 500 triệu đồng từ 01/01/2024 theo tin báo.

• Số khách đổi sau khi giữ chỗ vé đoàn. Vé đoàn thường có hạn điều chỉnh số lượng và hạn chốt tên; quá hạn thì chỗ thừa vẫn phải trả hoặc chỗ thiếu không còn.
• Một khách có hộ chiếu sắp hết hạn. Phát hiện khi đã nộp thị thực là mất cả một vòng hồ sơ.
• Kịch bản hội nghị chốt muộn. Thiết bị, phiên dịch và bố trí hội trường phụ thuộc vào kịch bản; đổi sát ngày là phát sinh chi phí.
• Người duyệt chi không theo kịp tiến độ. Một khoản đặt cọc chậm duyệt có thể làm mất chỗ khách sạn đã giữ.