Khung ngân sách MICE nước ngoài: các khoản chi

Vì sao không có con số

Một con số “từ … đồng mỗi khách” trên trang web chỉ đúng với một ngày bay, một số khách và một hạng khách sạn cụ thể — và gần như không bao giờ trùng với đoàn của bạn. Trang này không đăng giá, không đăng tỷ lệ phần trăm từng khoản, vì không có nguồn kiểm được cho các con số đó. Con số duy nhất có nguồn là lệ phí thị thực do cơ quan lãnh sự công bố.

Thứ có ích hơn một con số là cấu trúc: báo giá có những dòng nào, dòng nào dịch chuyển mạnh nhất, dòng nào hay bị bỏ ra ngoài. Biết cấu trúc đó, bạn so được hai báo giá với nhau và biết câu hỏi nào cần đặt cho bên báo giá.

Các khoản chi chính

Khoản	Gồm gì	Cái làm khoản này dịch chuyển
Vé máy bay	Vé khứ hồi, hành lý ký gửi, thuế và phí sân bay	Ngày bay, hãng, giờ bay, số chỗ còn lại khi giữ chỗ đoàn, điều kiện đổi tên và hoàn vé
Thị thực	Lệ phí lãnh sự, phí dịch vụ nộp hồ sơ, dịch thuật nếu cần	Nước đến; diện thị thực (đoàn hay cá nhân); chính sách miễn lệ phí đang áp dụng
Khách sạn	Phòng theo số đêm, bữa sáng, thuế phí	Hạng sao, khu vực, mùa, ngày trong tuần, tỷ lệ phòng đơn
Xe	Xe đón tiễn sân bay và xe theo lịch trình, lái xe, phí cầu đường, đỗ xe	Số khách (cỡ xe), số giờ chạy mỗi ngày, chặng đường dài giữa hai thành phố
Ăn uống	Bữa chính theo lịch trình, nước uống trong bữa	Ăn tại khách sạn hay nhà hàng, thực đơn set hay buffet, đồ uống có cồn
Hội trường và thiết bị	Phòng họp, màn hình, máy chiếu, âm thanh, micro, coffee break	Nửa ngày hay cả ngày, sức chứa, kiểu xếp bàn, thiết bị ngoài gói cơ bản, phiên dịch
Gala	Địa điểm, thực đơn, sân khấu, âm thanh ánh sáng, chương trình biểu diễn	Tổ chức tại khách sạn hay địa điểm riêng, có ca sĩ hay đoàn biểu diễn, trang trí theo nhận diện
Hướng dẫn viên	Hướng dẫn viên du lịch quốc tế đi cùng đoàn từ Việt Nam, hướng dẫn viên tại điểm đến	Số khách mỗi hướng dẫn viên, số ngày, ngôn ngữ
Bảo hiểm	Bảo hiểm du lịch cho khách trong thời gian chương trình	Mức trách nhiệm, độ tuổi khách, quyền lợi mở rộng
Quà tặng	Welcome kit, quà lưu niệm, vật phẩm in logo	Số lượng, sản xuất tại Việt Nam hay tại điểm đến, có vận chuyển không

Theo Luật Du lịch 2017 (đọc qua nguồn phụ; tham khảo, xác nhận lại khi làm hồ sơ), doanh nghiệp lữ hành mua bảo hiểm cho khách trong thời gian thực hiện chương trình trừ khi khách đã có bảo hiểm cho toàn bộ chương trình, và phải dùng hướng dẫn viên du lịch quốc tế khi đưa khách ra nước ngoài. Hai dòng này vì vậy nên có mặt trong mọi báo giá.

Nguồn: Thư viện Pháp luật — Quyền và nghĩa vụ của doanh nghiệp lữ hành quốc tế đưa khách ra nước ngoài (nguồn phụ) · đối chiếu ngày 02/10/2026.

Lệ phí thị thực có nguồn

Nước	Lệ phí	Ghi chú
Hàn Quốc	Miễn lệ phí tiêu chuẩn USD 15 cho khách đoàn đến 31/12/2026	Theo thông báo của Tổng cục Du lịch Hàn Quốc; sau mốc này kiểm lại
Schengen (châu Âu)	EUR 90 cho người lớn	Theo trang của Ủy ban châu Âu
Thái Lan, Singapore, Malaysia	Không có lệ phí thị thực khi được miễn thị thực	Theo điều kiện miễn thị thực ở trang thị thực
Nhật Bản, Trung Quốc, UAE	Theo biểu của cơ quan lãnh sự hoặc đơn vị thu xếp tại thời điểm nộp	Chưa có số liệu đối chiếu được; ghi theo thực tế trong báo giá

Nguồn: VISITKOREA (KTO) — Group Visa Fee Waiver Extended Until End of 2026; Ủy ban châu Âu — Applying for a Schengen visa (cập nhật 02/12/2025) · đối chiếu ngày 02/10/2026.

Biến số làm giá dịch chuyển, xếp theo mức ảnh hưởng

Thứ tự dưới đây là thứ tự thường gặp khi so cùng một chương trình ở hai phương án. Với từng đoàn, thứ tự có thể đảo, nhưng hai biến số đầu gần như luôn đứng trên cùng.

Mùa và ngày đi. Khách sạn và vé máy bay đổi giá theo mùa, theo ngày lễ ở nước đến và theo ngày trong tuần. Mùa cũng đổi cả thủ tục: Nhật Bản xét thị thực lâu hơn vào cuối tháng 2 – đầu tháng 4 và cuối tháng 9 – cuối tháng 10.
Số khách. Hội trường, thiết bị, gala, xe và hướng dẫn viên là chi phí cố định cho cả đoàn; chia cho 80 người khác hẳn chia cho 25 người. Số khách cũng quyết định cỡ xe và số hướng dẫn viên.
Hạng và vị trí khách sạn. Cùng hạng sao, khách sạn trong trung tâm và khách sạn ngoài rìa thành phố khác nhau cả về giá phòng lẫn chi phí xe mỗi ngày.
Thời điểm đặt. Giữ chỗ vé đoàn và khối phòng sớm thì có nhiều lựa chọn hơn; đặt muộn thì nhận phần còn lại.
Nơi khởi hành. Hà Nội và TP.HCM có chặng bay, số chuyến và hãng khai thác khác nhau; đoàn khởi hành hai nơi cần hai khối vé.
Phần hội nghị và gala. Một buổi gala ở địa điểm riêng có thể đổi tổng ngân sách nhiều hơn một đêm khách sạn.
Số đêm. Mỗi đêm thêm là phòng, ăn, xe, hướng dẫn viên thêm một ngày.
Hãng bay và giờ bay. Bay thẳng hay nối chuyến, giờ đẹp hay giờ đêm, hành lý gồm hay không.

Thường không gồm trong báo giá

Chi tiêu cá nhân: mua sắm, giặt là, minibar, điện thoại.
Phụ thu phòng đơn cho khách không ở ghép.
Hành lý quá cước và hành lý mua thêm ngoài mức trong vé.
Tiền tip cho lái xe và hướng dẫn viên tại điểm đến, nếu báo giá ghi để khách tự chi.
Lệ phí thị thực, nếu báo giá tách thị thực thành khoản riêng.
Bảo hiểm mở rộng ngoài mức bảo hiểm của chương trình.
Chi phí phát sinh do đổi số khách, đổi tên hoặc đổi kịch bản sau hạn chốt.

Mỗi khoản không gồm nên có lý do được ghi ra. Ví dụ: tiền tip để ngoài vì doanh nghiệp muốn khách tự quyết; phòng đơn để ngoài vì danh sách ở ghép chưa chốt.

Một báo giá rẻ được tạo ra thế nào

Hai báo giá cho cùng một lịch trình có thể chênh nhau đáng kể mà không bên nào nói sai. Chênh lệch thường đến từ những chỗ sau:

Khách sạn ghi hạng sao, không ghi khu vực. Một khách sạn bốn sao cách trung tâm một giờ xe vẫn là bốn sao.
Bay nối chuyến hoặc giờ đêm thay cho bay thẳng giờ ngày — mất thêm nửa ngày của cả đoàn.
Hội trường tính nửa ngày trong khi kịch bản cần cả ngày, hoặc thiết bị chỉ gồm gói cơ bản.
Gala không gồm âm thanh, ánh sáng và sân khấu, chỉ gồm thực đơn.
Thiếu hướng dẫn viên du lịch quốc tế đi cùng đoàn, chỉ có hướng dẫn tại điểm đến.
Chèn điểm mua sắm vào lịch trình để bù vào giá.
Giá vé máy bay tạm tính chưa giữ chỗ, sẽ đổi khi xuất vé.
Số khách giả định cao hơn thực tế, để chi phí cố định chia nhỏ hơn trên giấy.
Thị thực, bảo hiểm hoặc tiền tip bị đưa ra ngoài mà không ghi rõ ở trang đầu.

Một báo giá tách đủ mười dòng ở bảng trên và ghi rõ dòng nào không gồm thì so được. Các chương trình mẫu trên trang này đều có bảng gồm và không gồm theo cách đó; trang thị thực và vé đoàn giải thích vì sao điều kiện vé đoàn quan trọng ngang giá vé.

Gửi gì để nhận báo giá so được

Số khách và mức chắc chắn của con số đó.
Tháng đi và số đêm.
Nơi khởi hành.
Hạng khách sạn và khu vực mong muốn.
Phần hội nghị: có hay không, bao lâu, bao nhiêu người.
Gala hoặc bữa tối chủ đề.
Ngân sách mỗi khách nếu đã có — để đề xuất bỏ hoặc giữ đúng khoản.

Lên kế hoạch

Có báo giá nơi khác muốn so?

Gửi kèm trong mục yêu cầu thêm; báo giá mới sẽ tách theo cùng các dòng để so được với nhau.

Nhận báo giá

Câu hỏi thường gặp

Những câu khách hỏi nhiều nhất

Vì sao báo giá của các bên chênh nhau nhiều?

Phần lớn chênh lệch đến từ những gì được tính vào: khu vực khách sạn, giờ bay, hội trường nửa ngày hay cả ngày, gala có âm thanh ánh sáng hay không, có hướng dẫn viên quốc tế đi cùng hay không, thị thực và bảo hiểm gồm hay tách.

Cách so đúng là đặt hai báo giá theo cùng các dòng chi phí, rồi hỏi bên báo giá về từng dòng còn thiếu.

Sao không có giá mỗi khách trên trang?

Giá một đoàn phụ thuộc vào ngày bay, số khách và chỗ khách sạn còn tại lúc đặt. Một con số chung sẽ không đúng với đoàn của bạn, nên trang chỉ đăng cấu trúc chi phí và lệ phí thị thực có nguồn.

Lệ phí thị thực có nằm trong báo giá không?

Tuỳ báo giá. Có thể gộp hoặc tách, nhưng phải ghi rõ. Với Hàn Quốc, khách đoàn được miễn lệ phí thị thực tiêu chuẩn USD 15 đến 31/12/2026 theo thông báo của Tổng cục Du lịch Hàn Quốc.

Đoàn đông hơn thì giá mỗi khách có thấp hơn không?

Thường có, vì chi phí cố định như hội trường, thiết bị, gala, xe và hướng dẫn viên chia cho nhiều người hơn. Nhưng đoàn lớn cũng có thể phải tách hai chuyến bay hoặc hai khách sạn, làm phát sinh chi phí khác.

Liên quan