Chọn điểm đến cho đoàn MICE nước ngoài

Bốn nước dưới đây có trang riêng vì đó là bốn nơi có chương trình mẫu trên site, và vì hồ sơ nguồn đủ dày để viết thật: mùa, thủ tục, số đêm nên ở, hỗ trợ của văn phòng xúc tiến sự kiện, và trường hợp nên chọn nơi khác.

Ba điểm đến này chưa có trang riêng. Dưới đây chỉ là các dữ kiện đã đối chiếu được với nguồn chính thức; phần còn thiếu được ghi rõ là còn thiếu, để ban tổ chức biết cần hỏi thêm điều gì trước khi đưa vào phương án.

Malaysia

Cơ quan Xuất nhập cảnh Malaysia ghi công dân ASEAN (trừ Myanmar) không cần thị thực khi lưu trú dưới một tháng; trang không nêu riêng tên Việt Nam nhưng Việt Nam là thành viên ASEAN. Vietnam Airlines bay thẳng Hà Nội – Kuala Lumpur 3 giờ 20 phút, TP.HCM – Kuala Lumpur trung bình khoảng 2 giờ 15 phút; Vietjet công bố chặng TP.HCM – Kuala Lumpur 2 giờ 5 phút.

Văn phòng xúc tiến sự kiện Malaysia (MyCEB) có nhánh ENLIVEN trong chương trình MyTripleE 3.0 cho họp công ty và khen thưởng: không dưới 50 đại biểu quốc tế, ở tối thiểu 2 đêm khách sạn 4 – 5 sao, nộp hồ sơ trước 30 ngày làm việc, hiệu lực từ 01/01/2026 đến 31/12/2026. Một trang khác của MyCEB lại nêu ngưỡng 100 đại biểu và tổng 200 đêm phòng — hai trang chưa khớp nhau, nên phải hỏi MyCEB trước khi tính khoản hỗ trợ vào dự toán.

Kuala Lumpur hợp nhất với vai trò chặng ghép sau Singapore; phần này viết ở trang Singapore và chương trình mẫu Singapore – Malaysia.

Trung Quốc

Hộ chiếu phổ thông Việt Nam phải xin thị thực Trung Quốc. Ở phía Bắc, hồ sơ nộp tại Trung tâm dịch vụ thị thực Trung Quốc tại Hà Nội, khai trực tuyến trước trên hệ thống của trung tâm. Vietnam Airlines bay thẳng Hà Nội – Thượng Hải 3 giờ 5 phút, Hà Nội – Quảng Châu khoảng 1 giờ 40 phút; từ TP.HCM đi Thượng Hải 4 giờ – 4 giờ 25 phút, đi Quảng Châu 2 giờ 50 phút – 3 giờ 20 phút.

Hồ sơ nguồn chưa xác nhận được Việt Nam có thuộc chính sách miễn thị thực đơn phương hay chính sách quá cảnh của Trung Quốc năm 2026 hay không, cũng chưa có thời gian xét hồ sơ chính thức. Khi lập phương án, chúng tôi coi Trung Quốc là điểm đến phải xin thị thực và hỏi trung tâm thị thực về thời gian xét ở thời điểm nộp.

Dubai

Emirates bay thẳng Hà Nội – Dubai 6 giờ 35 phút và TP.HCM – Dubai 6 giờ 55 phút, mỗi chặng 7 chuyến một tuần; hồ sơ nguồn chưa thấy chặng bay thẳng nào của Vietnam Airlines hay Vietjet tới Dubai. Việt Nam không có tên trong danh sách miễn thị thực hay cấp thị thực tại cửa khẩu của UAE, hộ chiếu phải còn hạn ít nhất 6 tháng tính từ ngày nhập cảnh. Cổng thông tin Chính phủ UAE ghi đại sứ quán UAE không cấp thị thực du lịch: thị thực xin qua hãng bay UAE, khách sạn hoặc công ty lữ hành được cấp phép tại UAE, với điều kiện mua vé hoặc giữ phòng qua chính đơn vị đó.

Theo Văn phòng Lễ tân Chính quyền Dubai, mùa hè nóng ẩm 35 – 41°C, độ ẩm từ 60 đến 100 phần trăm; mùa đông ôn hoà 18 – 25°C. Chúng tôi chưa tìm được trang chính thức mô tả chương trình hỗ trợ đoàn khen thưởng và hội nghị của Dubai.

Một điểm đến đúng cho đoàn này có thể sai cho đoàn khác. Bốn câu hỏi dưới đây loại bớt phương án nhanh hơn là so sánh ảnh khách sạn.

1. Đoàn rời văn phòng được mấy ngày?

Chương trình ba ngày hai đêm chỉ hợp với chặng bay quanh hai giờ: Thái Lan từ cả hai đầu, Singapore và Kuala Lumpur từ TP.HCM. Chặng gần năm đến bảy giờ (Seoul hay Tokyo từ TP.HCM, Dubai) ăn gần trọn ngày đầu và ngày cuối, nên cần từ bốn đêm.

2. Còn bao lâu tới ngày đi?

Thái Lan, Singapore, Malaysia không phải xin thị thực, nên mốc gấp nhất là giữ chỗ máy bay. Nhật Bản cần tối thiểu 5 ngày làm việc xét hồ sơ và lâu hơn vào mùa cao điểm; Hàn Quốc có thông báo thời gian xét từ 7 đến 18 ngày làm việc tuỳ kênh nộp (thông báo năm 2023, có thể đã đổi). Danh sách khách chốt muộn thì nên chọn nước không phải xin thị thực.

3. Đoàn có bao nhiêu khách?

Văn phòng xúc tiến sự kiện mỗi nước đặt ngưỡng khác nhau: TCEB (Thái Lan) từ 10 khách nước ngoài ở tối thiểu 2 đêm, Seoul trên 20 khách ở trên 2 đêm liên tiếp, MyCEB (Malaysia) từ 50 đại biểu quốc tế, Korea MICE Bureau từ 100 khách nước ngoài. Với các văn phòng này, khách Việt Nam chính là khách nước ngoài.

4. Tháng dự kiến rơi vào mùa nào?

Cột cuối của bảng là căn cứ. Chương trình nặng phần hội trường ít bị mùa mưa ảnh hưởng; chương trình khen thưởng nhiều hoạt động ngoài trời thì nên tránh mùa mưa và mùa bão của nước đó.

Đã trả lời xong bốn câu? Xem quy trình và mốc thời gian chuẩn bị, thị thực và vé máy bay đoàn, hoặc các khoản chi trong một dự toán MICE nước ngoài. Các chương trình mẫu theo từng nước nằm ở trang chương trình.

• Đoàn khởi hành từ hai thành phố cùng lúc: thời gian bay và tần suất khác nhau ở mỗi đầu, phải lập hai phương án bay.
• Chương trình có phần hội nghị khách hàng hay gặp đối tác: diện thị thực có thể khác diện du lịch, phải hỏi kênh nộp hồ sơ.
• Điểm đến ngoài bảy nước ở đây: cần đối chiếu nguồn chính thức về thị thực và chặng bay trước khi đưa vào phương án.
• Ngân sách đã cố định theo đầu người: thứ quyết định khi đó là hạng khách sạn và số đêm, xem trang ngân sách trước khi chọn nước.