MICE nước ngoài cho doanh nghiệp
Chương trình · Nhật Bản
Hội nghị khách hàng tại Nhật Bản: 6 ngày 5 đêm
Chương trình mẫu cho doanh nghiệp mời khách hàng hoặc đại lý sang Tokyo: một ngày hội nghị kèm gala, hai ngày tham quan, một đêm ở Hakone. Thị thực Nhật Bản đi qua công ty ủy thác hoặc công ty du lịch chỉ định, nên lịch chuẩn bị bắt đầu sớm; lịch trình chỉnh theo yêu cầu của doanh nghiệp.
Chương trình trong một màn hình
- Thời lượng
- 6 ngày 5 đêm
- Quy mô đoàn
- Từ 20 khách
- Khởi hành
- Hà Nội hoặc TP.HCM
- Nội dung
- 1 ngày hội nghị + gala, 2 ngày tham quan
- Mùa nên đi
- Tháng 10
- Thị thực
- Phải xin, qua công ty ủy thác hoặc chỉ định
Chương trình này dành cho ai
Chương trình dành cho doanh nghiệp mời khách hàng lớn, đại lý hoặc nhà phân phối đi một chuyến vừa có nội dung kinh doanh vừa là phần thưởng. Ngày hội nghị đặt ở ngày thứ hai, khi mọi người còn tỉnh táo sau chặng bay; gala diễn ra ngay tối hôm đó để phần trao thưởng gắn với phần công bố kết quả. Ba ngày sau là tham quan, không còn họp.
Nhật Bản là tuyến có nhiều khâu giấy tờ nhất trong bốn chương trình mẫu của chúng tôi. Công dân Việt Nam mang hộ chiếu phổ thông phải có thị thực, hồ sơ nộp qua công ty ủy thác hoặc công ty du lịch được chỉ định, và thời gian xét có mùa cao điểm. Doanh nghiệp nên bắt đầu sớm hơn so với các tuyến Thái Lan hay Hàn Quốc.
Khách mời của doanh nghiệp thường không phải nhân viên, nên mỗi người tự chịu trách nhiệm với hồ sơ thị thực của mình — ban tổ chức chỉ hướng dẫn và kiểm. Đây là khác biệt lớn nhất giữa đoàn hội nghị khách hàng và đoàn khen thưởng nội bộ. Thông tin chung về điểm đến có ở trang Nhật Bản.
Thị thực Nhật Bản cho đoàn hội nghị
- Người Việt Nam mang hộ chiếu phổ thông nhập cảnh Nhật Bản cần có thị thực, theo Tổng Lãnh sự quán Nhật Bản tại TP.HCM.
- Cửa sổ tiếp nhận và trả kết quả là các công ty ủy thác và các công ty du lịch chỉ định — không nộp trực tiếp tại cơ quan lãnh sự.
- Thời gian xét ít nhất 5 ngày làm việc kể từ ngày hôm sau ngày nộp, có thể kéo dài nếu phải phỏng vấn hoặc bổ sung giấy tờ.
- Mùa cao điểm — cuối tháng 2 đến đầu tháng 4, cuối tháng 9 đến cuối tháng 10 — thời gian chờ lâu hơn.
Với đoàn tour trọn gói đi với mục đích du lịch do công ty du lịch được chỉ định tổ chức, Tổng Lãnh sự quán mô tả một diện riêng: công ty lo vé máy bay, khách sạn, di chuyển; lưu trú tối đa 15 ngày; khách được miễn một số giấy tờ chứng minh tài chính; hồ sơ cụ thể do công ty chỉ định hướng dẫn. Diện này áp dụng từ 20/11/2014 theo trang của Tổng Lãnh sự quán.
Đoàn hội nghị khách hàng có một ngày họp. Mục đích chính của chuyến đi quyết định diện thị thực — du lịch theo tour trọn gói hay công tác ngắn hạn — và cơ quan lãnh sự Nhật Bản là bên quyết định diện và kết quả. Ban tổ chức hỏi công ty ủy thác hoặc công ty chỉ định trước khi phát danh mục giấy tờ cho khách mời. Đoàn ở phía Bắc kiểm thêm hướng dẫn của Đại sứ quán Nhật Bản tại Hà Nội. Quy trình chung có ở trang visa và vé máy bay đoàn.
Đi tháng 10 — tháng có thời tiết thuận nhất — thì hồ sơ thị thực rơi vào cao điểm cuối tháng 9 đến cuối tháng 10. Nộp sớm hơn mốc tối thiểu để có chỗ cho phỏng vấn hoặc bổ sung.
Nguồn: Tổng Lãnh sự quán Nhật Bản tại TP.HCM – Visa nhập cảnh Nhật Bản; Tổng Lãnh sự quán Nhật Bản tại TP.HCM – Tour trọn gói của công ty du lịch chỉ định · đối chiếu ngày .
Lịch trình từng ngày
Thứ tự ngày, sân bay đến (Narita hoặc Haneda), ngày hội nghị và đêm gala chỉnh theo giờ bay và nội dung doanh nghiệp. Có thể dời gala sang tối cuối nếu doanh nghiệp muốn phần trao thưởng là điểm kết.
Ngày 1
Hà Nội hoặc TP.HCM – Tokyo
Đoàn bay sang Tokyo. Từ Hà Nội, Vietnam Airlines bay cả Narita và Haneda, mỗi sân bay khoảng một chuyến mỗi ngày; từ TP.HCM bay Narita hằng ngày. Đoàn lớn có thể chia hai sân bay, xe đón ở cả hai đầu.
Nhận phòng khách sạn ở Tokyo. Buổi tối ăn tối nhẹ; ban tổ chức kiểm danh sách bàn hội nghị, thẻ tên và trình tự phát biểu cho ngày hôm sau.
Ngày 2
Ngày hội nghị và gala dinner
Hội nghị và gala trong cùng một ngày, cùng một khách sạn
Buổi sáng là phiên toàn thể tại phòng hội nghị khách sạn: báo cáo kết quả năm, chiến lược, giới thiệu sản phẩm. Buổi chiều chia phiên nhỏ theo khu vực hoặc nhóm sản phẩm. Nếu có diễn giả từ đối tác Nhật Bản, cần phiên dịch Nhật – Việt và thiết bị dịch.
Buổi tối là gala dinner tại phòng tiệc: trao thưởng cho khách hàng và đại lý theo doanh số, phát biểu của ban lãnh đạo, tiết mục biểu diễn.
Ngày 3
Tokyo: tham quan thành phố
Ngày tham quan đầu tiên, không còn nội dung họp. Xe riêng đưa đoàn qua một ngôi chùa cổ, một khu phố mua sắm và một đài quan sát nhìn toàn thành phố. Bữa trưa đặt riêng phòng cho đoàn.
Buổi tối tự do theo nhóm nhỏ, hướng dẫn viên gợi ý khu ăn uống gần khách sạn.
Ngày 4
Tokyo – Hakone
Đoàn đi Hakone bằng xe riêng, hoặc bằng tàu tốc hành Romancecar từ Shinjuku đến Hakone-Yumoto — Odakyu công bố khoảng 80 phút, toàn bộ ghế là ghế đặt trước. Xe riêng hợp với đoàn đông và hành lý; tàu hợp với đoàn nhỏ và để hành lý lớn lại khách sạn Tokyo.
Buổi chiều tham quan khu hồ và núi quanh Hakone; ngày trời quang có thể thấy núi Phú Sĩ. Nghỉ đêm tại khách sạn suối nước nóng kiểu Nhật, ăn tối theo thực đơn truyền thống.
Ngày 5
Hakone – Tokyo
Buổi sáng tự do ở Hakone, sau đó về lại Tokyo. Buổi chiều mua sắm theo nhóm.
Buổi tối là bữa tiệc chia tay nhỏ, nơi doanh nghiệp tổng kết chuyến đi và mời khách hàng góp ý.
Ngày 6
Tokyo – Việt Nam
Trả phòng, ra sân bay Narita hoặc Haneda bay về Hà Nội hoặc TP.HCM.
Ngày hội nghị: những gì cần chốt trước khi giữ phòng
Một ngày hội nghị ở Tokyo khác một buổi họp ở resort: phòng họp, thiết bị và phiên dịch được giữ và tính phí riêng, và khách sạn thường cần biết sớm kiểu xếp bàn. Các câu hỏi dưới đây quyết định chọn khách sạn nào.
- Số người dự phiên toàn thể và kiểu xếp bàn — lớp học, hội trường hay bàn tròn — quyết định diện tích phòng.
- Số phiên nhỏ buổi chiều và cần bao nhiêu phòng phụ cùng lúc.
- Diễn giả nói tiếng gì. Có diễn giả Nhật Bản hoặc nước khác thì cần phiên dịch cabin hoặc phiên dịch nối tiếp; đặt người phiên dịch là việc cần làm sớm.
- Nội dung trình chiếu — màn hình, micro không dây, ghi hình, phát trực tuyến cho người ở Việt Nam.
- Phòng hội nghị có dùng làm phòng gala buổi tối không. Dùng chung tiết kiệm chi phí nhưng cần thời gian dọn chuyển giữa hai phần.
- Quà tặng và thẻ tên in ở Việt Nam mang sang hay đặt tại Nhật.
Lên kế hoạch
Gửi brief hội nghị
Số khách mời, số phiên, ngôn ngữ diễn giả và tháng đi dự kiến.
Bay thẳng từ Hà Nội và TP.HCM
| Chặng | Hãng | Thời gian bay hãng công bố | Tần suất hãng công bố |
|---|---|---|---|
| Hà Nội – Tokyo Narita | Vietnam Airlines | khoảng 4 giờ 40 phút | khoảng 1 chuyến/ngày |
| Hà Nội – Tokyo Haneda | Vietnam Airlines | khoảng 4 giờ 35 phút | khoảng 1 chuyến/ngày |
| TP.HCM – Tokyo Narita | Vietnam Airlines | 5 giờ 45 phút | hằng ngày |
| Hà Nội – Osaka Kansai | Vietnam Airlines | trung bình khoảng 4 giờ 10 phút | từ 1 chuyến/ngày |
| TP.HCM – Osaka Kansai | Vietnam Airlines | 5 giờ 10 phút | hằng ngày |
Osaka không có trong lịch trình mẫu nhưng là phương án về hoặc đi khi chuyến Tokyo hết ghế. Trang của Vietnam Airlines ghi chặng Hà Nội – Osaka bay Thứ Hai, Ba, Năm, Bảy từ 26/10/2026 và hằng ngày từ 01/12/2026 — kiểm lại khi giữ chỗ. Đặt chỗ trực tuyến của Vietnam Airlines giới hạn 9 hành khách mỗi đặt chỗ, nên đoàn đi qua kênh vé đoàn.
Nguồn: Vietnam Airlines – Vé máy bay Hà Nội đi Nhật Bản; Vietnam Airlines – Vé máy bay TP.HCM đi Nhật Bản; Vietnam Airlines – Vé máy bay Hà Nội đi Osaka; Vietnam Airlines – Conditions of online booking; Odakyu – Limited Express Romancecar · đối chiếu ngày .
Đi tháng nào: mùa mưa và mùa bão
- Mùa mưa Baiu: theo Cơ quan Khí tượng Nhật Bản (JMA), mọi vùng trừ Hokkaido có mùa mưa từ đầu tháng 6 đến cuối tháng 7; trung bình khí hậu vùng Kanto-Koshin (có Tokyo) là khoảng 7/6 đến 19/7.
- Tháng 8 – 9: số bão tiếp cận Okinawa và Amami cao nhất vào tháng 8; lượng mưa tháng 9 lớn do front mùa thu và bão. Cuối hè, miền Tây Nhật Bản có thể từ 35°C trở lên.
- Tháng 10: JMA mô tả các khối áp cao đi qua thường xuyên, mang lại thời tiết nắng ráo — tháng thuận nhất cho đoàn có ngày tham quan Hakone.
- Mùa xuân: đi được, nhưng cuối tháng 2 đến đầu tháng 4 trùng mùa cao điểm xét thị thực của Tổng Lãnh sự quán.
Đoàn đi trong mùa bão nên có điều khoản đổi ngày hoặc đổi chặng trong hợp đồng, và chọn ngày hội nghị không dính sát ngày bay về.
Nguồn: Japan Meteorological Agency – Baiu (rainy season); Japan Meteorological Agency – Climate of Japan for tourists; Tổng Lãnh sự quán Nhật Bản tại TP.HCM – Visa nhập cảnh Nhật Bản · đối chiếu ngày .
Hỗ trợ của JNTO cho đoàn incentive
Tổ chức Xúc tiến Du lịch Quốc gia Nhật Bản (JNTO) nêu các hỗ trợ cho đoàn incentive: gợi ý địa điểm và hoạt động, giới thiệu thành phố, đại lý và nhà cung cấp, hỗ trợ khảo sát trước khi chọn điểm đến, thư chào mừng, quà tặng và sách hướng dẫn. Hỗ trợ khác tùy địa phương.
Trang của JNTO không nêu ngưỡng số khách hay số đêm. Việc xét có hỗ trợ hay không và hỗ trợ ở mức nào thuộc về JNTO và các địa phương; ban tổ chức gửi hồ sơ đoàn và chờ phản hồi trước khi tính vào ngân sách.
Nguồn: JNTO Japan Meetings & Events – Incentive Support Services · đối chiếu ngày .
Giá và những gì làm giá dịch chuyển
Không có giá công bố sẵn. Với chương trình hội nghị, phòng họp, thiết bị và phiên dịch là nhóm khoản biến động lớn nhất sau vé máy bay. Bảng dưới đây ghi khoản quyết định giá ở từng quy mô; cách bóc tách ở trang khung ngân sách.
| Quy mô đoàn | Khách sạn 4 sao | Khách sạn 5 sao | Khoản làm giá dịch chuyển nhiều nhất |
|---|---|---|---|
| 20–40 khách | Báo giá theo yêu cầu | Báo giá theo yêu cầu | Phòng họp và thiết bị chia cho ít người |
| 41–99 khách | Báo giá theo yêu cầu | Báo giá theo yêu cầu | Phiên dịch, phòng phụ cho phiên nhỏ |
| Từ 100 khách | Báo giá theo yêu cầu | Báo giá theo yêu cầu | Chia chuyến bay hai sân bay; phòng ryokan đủ cho cả đoàn |
Gồm và không gồm
Giá đã bao gồm
- Vé máy bay đoàn khứ hồi Việt Nam – Tokyo, hạng phổ thông
- Năm đêm khách sạn như mô tả, gồm một đêm ryokan ở Hakone, hai người một phòng
- Xe riêng cho đoàn suốt chương trình
- Hướng dẫn viên du lịch quốc tế đi theo đoàn từ Việt Nam và hướng dẫn viên tại Nhật Bản
- Phòng hội nghị cả ngày, thiết bị trình chiếu cơ bản, coffee break
- Các bữa ăn ghi trong lịch trình, gồm gala dinner
- Bảo hiểm du lịch trong thời gian chương trình — trừ khi khách đã có bảo hiểm cho toàn bộ chương trình
Giá chưa bao gồm
- Phí thị thực Nhật Bản và phí dịch vụ của công ty ủy thác hoặc công ty chỉ định (báo theo hồ sơ)
- Phiên dịch cabin, thiết bị dịch, ghi hình và phát trực tuyến
- Bảo hiểm mở rộng doanh nghiệp hoặc khách tự mua thêm
- Chi tiêu cá nhân, mua sắm, đồ uống ngoài bữa đã ghi
- Tiền tip (nếu đoàn muốn)
- Quà tặng khách mời, cúp và kỷ niệm chương
Nguồn: Thư viện Pháp luật – nghĩa vụ doanh nghiệp lữ hành đưa khách ra nước ngoài (nguồn phụ) · đối chiếu ngày .
Hình ảnh
Chương trình này không hợp với ai
- Doanh nghiệp cần chốt danh sách khách mời sát ngày đi — hồ sơ thị thực Nhật Bản không kịp.
- Khách mời không muốn hoặc không đủ giấy tờ để nộp hồ sơ thị thực; với đoàn khách hàng, ban tổ chức không thay khách mời làm việc này được.
- Đoàn chỉ có bốn ngày: chặng bay và ngày hội nghị chiếm gần một nửa, phần thưởng còn lại quá ngắn.
- Doanh nghiệp muốn đi đầu tháng 6 – cuối tháng 7 hoặc tháng 9 mà không chấp nhận lịch trình đổi vì mưa, bão.
- Đoàn cần hội nghị nhiều ngày với triển lãm sản phẩm — cần một chương trình khác, dài hơn.
Câu hỏi thường gặp
Những câu khách hỏi nhiều nhất
Khách mời có phải tự đi nộp hồ sơ thị thực Nhật Bản không?
Không nộp trực tiếp tại cơ quan lãnh sự. Theo Tổng Lãnh sự quán Nhật Bản tại TP.HCM, cửa sổ tiếp nhận và trả kết quả là các công ty ủy thác và công ty du lịch chỉ định. Khách mời chuẩn bị giấy tờ cá nhân theo danh mục; ban tổ chức kiểm và chuyển cho công ty đó.
Thời gian xét thị thực Nhật Bản là bao lâu?
Ít nhất 5 ngày làm việc kể từ ngày hôm sau ngày nộp, có thể kéo dài nếu phải phỏng vấn hoặc bổ sung. Cuối tháng 2 – đầu tháng 4 và cuối tháng 9 – cuối tháng 10 là cao điểm, chờ lâu hơn.
Có thể bỏ đêm ở Hakone để tiết kiệm thời gian không?
Có. Hakone có thể đi về trong ngày từ Tokyo; Odakyu công bố tàu Romancecar Shinjuku – Hakone-Yumoto khoảng 80 phút. Đổi lại, đoàn bỏ buổi tối ở khách sạn suối nước nóng và có thêm một đêm ở Tokyo.
JNTO có tài trợ cho đoàn hội nghị không?
JNTO công bố các hỗ trợ như gợi ý địa điểm, giới thiệu nhà cung cấp, hỗ trợ khảo sát, thư chào mừng và quà tặng; trang không nêu ngưỡng số khách. JNTO và địa phương là bên quyết định có hỗ trợ hay không.
Liên quan
Xem tiếp
Chương trình
Chương trình
Bảng bốn chương trình mẫu và cách chọn theo mục tiêu khen thưởng, hội nghị hay hội thảo.
Xem hành trình
Điểm đến · Đông Bắc Á
Nhật Bản
Nhật Bản cho đoàn doanh nghiệp: thị thực qua công ty ủy thác, mùa Baiu, bay thẳng, hỗ trợ JNTO.
Xem hành trình
Thủ tục · Hàng không
Thị thực và vé đoàn
Thị thực bảy nước, vé đoàn Vietnam Airlines và Vietjet, thời gian bay thẳng từ HAN và SGN.
Xem hành trình
Chi phí
Khung ngân sách
Các khoản chi của đoàn MICE nước ngoài, biến số làm giá dịch chuyển và cách đọc báo giá.
Xem hành trình
Cách tổ chức
Quy trình tổ chức
Các bước, mốc tính ngược từ ngày bay và giấy tờ doanh nghiệp cần chuẩn bị.
Xem hành trình
Hành trình mẫu
Incentive Seoul 5 ngày 4 đêm
Năm ngày Seoul cho đoàn khen thưởng, thị thực đoàn và mùa đi theo khuyến nghị của KTO.
Xem hành trình
Bắt đầu
Gửi yêu cầu, nhận đề xuất chương trình
Chỉ cần ngày đi, số khách và vài nơi bạn quan tâm. Bạn sẽ nhận lại một lịch trình nháp và khoảng giá, không phải một tờ quảng cáo.
Hoặc gọi cho chúng tôi:0766 048 919